SES utiliza ferramentas digitais para otimizar a eficiência na tramitação de documentos

13 de junho de 2018

A Secretaria de Estado da Saúde, por meio da Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação ( Ditic), tem pensado em formas de aumentar a eficiência operacional, reduzindo e aperfeiçoando seus processos com o objetivo de otimizar seus fluxos e com isso, investindo, também, na implantação de práticas sustentáveis por meio da adoção de ferramentas tecnológicas que dão eficiência no fluxo de processos. Para isso, já iniciou o treinamento com os municípios onde estão os hospitais regionais para a digitalização dos processos por meio do Gerenciador Eletrônico de Documentos. E-DOC, o que facilitará a tramitação de documentos.

O coordenador da Ditic, Claúdio Luiz da Silva, explica que a iniciativa não gerará custos. “Estamos começando, primeiro, com as notas fiscais porque elas são críticas. Quando muitos municípios precisavam trazer uma nota, os motoristas vinham com uma Circular Interna e nota fiscal assinada e carimbada como no século passado. Então, sem aumentar custos, sem comprar nada de novo, nós estamos resgatando o uso da ferramenta E-doc, que é uma ferramenta de governo eficiente”, explica.

Cláudio conta que as unidades estão sendo treinadas, também, sobre o conceito de protocolo digital. “O objetivo é que não entre mais papel aqui. Ainda no protocolo, o documento entregue será digitalizado e tramitado internamente dentro do E-DOC. O documento físico ficará disponível em um período de 30 dias para a pessoa buscar, se não houver interesse em recebê-lo, os papeis serão doados a uma cooperativa que recicla papel”, informa.

Para o coordenador da Ditic, a utilização do E-DOC evitará todo o trâmite logístico. “Os documentos já sairão dos municípios atestados digitalmente e aqui elas seguirão o fluxo nas áreas do Centro Administrativo. Nós já fizemos isso com Neópolis, Propriá e esta quarta- feira,faremos o treinamento com Socorro. Realizaremos esse treinamento com todas as unidades de saúde regionais e o Huse que, por sua vez, tem um volume enorme de tramitação de documentos físicos, que envolve a ida e vinda diariamente de malotes em veículos. Isso tudo passará a fazer parte do conceito de protocolo digital”, revela.

Treinamento individualizado

O treinamento realizado pela Ditic está sendo feito de forma individualizada. “Preferimos realizar treinamentos individuais e não com todos juntos para que as pessoas possam colocar em prática o processo e, com isso, tirar todas as dúvidas. Nosso objetivo é que eles dominem na prática o processo e estejam preparados para a rotina”, argumenta o coordenador da Ditic.

Fotos: Flávia Pacheco/SES




Secretaria de Estado da Saúde
Praça General Valadão, nº 32
Centro - Aracaju/SE
CEP: 49010-520
Tel. (79) 3234-9500